So geht’s: Rechnungen schreiben [Pflichtangaben & FAQ]

Jeder hatte sie schonmal im Briefkasten, jeder hat schonmal eine bezahlt: Rechnungen.

Doch was, wenn man als Selbstständiger Rechnungen nicht nur bezahlen, sondern plötzlich auch selbst schreiben muss? Worauf muss geachtet werden? Und welche Punkte müssen beim Ausstellen einer Rechnung erfüllt werden, damit diese auch rechtsgültig ist?

Als Selbstständiger eine Rechnung auszustellen ist gar nicht so kompliziert wie man zunächst vielleicht denkt. Denn wie bei vielen Dingen, die zu Beginn etwas komplizierter erscheinen, gilt auch für das Rechnungen schreiben: am besten Schritt für Schritt vorgehen. Und Übung macht den Meister: Je häufiger man eine Rechnung erstellt hat, desto schneller und leichter geht einem das Ganze schließlich von der Hand. Hält man sich an die Grundregeln, was Inhalt und Form angeht, dann kann man gar nicht viel falsch machen. Und auch was die Themen Zahlungsverzug seitens des Kunden, Verjährung von Rechnungen und Rechnungsstellung im Ausland angeht, haben wir ein paar nützliche Tipps und Tricks gesammelt. Selbstständige Unternehmer, die ihr Geld im Internet verdienen und selbst Rechnungen erstellen finden hier die wichtigsten Informationen, um ihre Rechnungen richtig zu schreiben.

Außerdem geht es um die Frage, wann überhaupt eine Rechnung gestellt werden muss und wie man sich verhält, wenn ein Kunde in Zahlungsverzug gerät. Auch hier gibt es einige Tipps und Tricks, mit denen sich die meisten Probleme schnell und einfach lösen lassen.

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Bevor man sich um den eigentlichen Inhalt der Rechnung kümmert, sollte man sich überlegen, wie man die Rechnung erstellen möchte. Die simpelste Möglichkeit ist natürlich das Erstellen mit Hilfe von Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word oder Excel. Gerade bei Excel helfen einfache Formeln dabei, Summen, Mehrwertsteuer und mehr ganz einfach und fehlerfrei zu berechnen. Für das manuelle Erstellen von Rechnungen mit Hilfe von Word oder Excel gibt es außerdem zahllose Musterrechnungen im Internet, die als Vorlage dienen können. Nutzt man eine dieser kostenlosen Vorlagen, sollte man aber unbedingt darauf achten, dass die Vorlage inhaltlich und formal korrekt erstellt ist – ansonsten läuft man Gefahr, unwissentlich Fehler zu übernehmen, die im schlimmsten Fall dafür sorgen können, dass die komplette Rechnung ungültig ist.

Word und Excel sind zudem Dateiformate, die sehr einfach veränderbar sind. Die Speicherung dieser Dokumente ist in der Regel nicht GoBD-konform.

Egal ob mit Vorlage oder ohne: Die Pflichtangaben auf einer Rechnung, die im nächsten Punkt vorgestellt werden, dürfen auf keinen Fall vernachlässigt werden und sollten bei der Rechnungsstellung als Grundlage und Checkliste zugleich genutzt werden.

Neben der manuellen Rechnungserstellung besteht außerdem die Möglichkeit, ein externes Tool zur Rechnungserstellung zu nutzen. Verschiedenste Rechnungsprogramme im Internet bieten schon für eine geringe Gebühr eine automatische Rechnungserstellung sowie viele weitere nützliche Funktionen rund um das Thema Buchhaltung für Selbstständige an.

Ein bekanntes Programm für die Rechnungserstellung ist z. B. sevDesk. Die Buchhaltungssoftware bietet seinem Nutzer viele verschiedene Hilfsmittel rund um das Thema Buchhaltung an. So können auch Freiberufler ohne Buchhaltungskenntnisse schnell und einfach Rechnungen erstellen, organisieren und archivieren. Eine der zentralen Funktionen von sevDesk ist das Rechnungen schreiben. Das Programm zeichnet sich durch seine einfache Bedienung aus. Außerdem besteht die Möglichkeit, ein ganz eigenes Rechnungsdesign zu wählen und an individuelles Briefpapier anzupassen. Wer seine Rechnungen bei sevDesk erstellt, ist auch rechtlich auf der sicheren Seite: Das Programm fragt automatisch alle Pflichtangaben ab, die auf der Rechnung aufgeführt sein müssen. Auch die Umsatzsteuer wird automatisch mit Hilfe des geltenden Steuersatzes berechnet. Und sogar der Rechnungsversand per E-Mail und als PDF wird von sevDesk übernommen. Neben der praktischen Software für die Rechnungserstellung bietet sevDesk unter anderem noch die Möglichkeiten, Belege und Rechnungen zu digitalisieren und zu archivieren, Stornorechnungen, Gutschriften sowie Mahnungen zu erstellen. Je nach Bedarf bietet das Rechnungsprogramm drei verschiedene Preismodelle an, die im Umfang variieren. Das Programm kann außerdem 14 Tage lang kostenlos getestet werden. ➡ Jetzt sevDesk 14 Tage kostenlos testen*

Unabhängig davon, ob man sich letztendlich für die manuelle Rechnungserstellung oder für ein Rechnungsprogramm entscheidet, sollte man sich über beide Möglichkeiten vorher gut informieren und beides einmal ausprobiert haben. Die manuelle Rechnungserstellung erscheint auf den ersten Blick zwar kostengünstiger, kann aber langfristig gesehen unübersichtlich und sehr zeitintensiv werden. Hier sollte man sich gut überlegen, ob der meistens monatliche Betrag eines professionellen Rechnungsprogramms durch die gesparte Zeit nicht doch aufgewogen werden kann.

💡 Hier ein tolles Video vom „Unternehmerkanal“ auf YouTube zum Thema Rechnung schreiben + Pflichtangaben:

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Rechnungen schreiben: Pflichtangaben auf einer Rechnung

Unabhängig von der Dienstleistung oder Branche gibt es bei jeder Rechnung bestimmte Pflichtangaben, die unbedingt vorhanden sein müssen. Nur so ist die Rechnung rechtsgültig und wird vom Finanzamt anerkannt.

Zunächst einmal müssen Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger mit jeweils vollständigem Namen, gegebenenfalls Firmennamen und vollständiger Anschrift auf der Rechnung angegeben werden. Beide Angaben finden sich üblicherweise im oberen Teil der Rechnung. Genauso verhält es sich auch mit dem Ausstellungs- bzw. Rechnungsdatum.

Auch die Steuernummer bzw. die Umsatzsteueridentifikationsnummer muss auf einer rechtsgültigen Rechnung vorhanden sein. Diese Nummer erhält man vom Finanzamt.

Außerdem Pflicht ist es, jede Rechnung mit einer einzigartigen Rechnungsnummer zu versehen. Diese Rechnungsnummer darf sich auf keinen Fall auf anderen Rechnungen wiederholen. Während Programme für die Rechnungsstellung diese Rechnungsnummer üblicherweise automatisch generieren, sollte man sich für die manuelle Rechnungsstellung ein übergreifendes System überlegen, um seine Rechnungsnummern nach einem einheitlichen Muster zu erstellen. Das wirkt nicht nur professioneller, sondern dient auch der Übersicht bei mehreren Rechnungen und Kunden. Die Rechnungsnummern müssen nicht zwingend fortlaufend sein, dürfen Buchstaben, Zahlen und Bindestrichte enthalten (Bsp.: AB-123-456).

Auf keinen Fall auf einer Rechnung fehlen darf natürlich die Art der Dienstleistung. Hier ist es wichtig, eine verständliche Bezeichnung zu wählen sowie die erbrachte Menge und die sich daraus ergebenen Kosten aufzuführen. Diese Rechnungspositionen können je nach Branche variieren, müssen aber in jedem Fall angegeben werden. Für die Kosten der erbrachten Dienstleistungen muss zunächst der Netto-Betrag angegeben werden, anschließend der jeweils angewandte Steuersatz und schließlich der sich daraus errechnete Steuerbetrag.

💡 Es gibt hier allerdings eine Ausnahme, nämlich wenn der Rechnungssteller von der Umsatzsteuer befreit ist. Das gilt zum Beispiel für Kleinunternehmer nach §19 Abs. 1 UstG. Sollte eine Steuerbefreiung vorliegen, so muss auch dies zusammen mit dem Grund der Steuerbefreiung auf der Rechnung angegeben werden. Kleinunternehmer beispielsweise fügen eine Variation des folgenden Satzes ein: „Es wird keine Umsatzsteuer erhoben da Kleinunternehmer im Sinne §19 Abs. 1 UstG.“

Zusätzlich zu den oben genannten Angaben muss außerdem das Lieferdatum auf der Rechnung stehen, also in welchem Zeitraum die zuvor aufgeführte Dienstleistung erbracht wurde. Häufig wird auch der Zusatz „Der Leistungszeitraum entspricht dem Rechnungsdatum sofern nicht anders angegeben“ angefügt.

Befinden sich alle oben genannten Angaben auf der Rechnung, so ist diese rechtsgültig und wird im Normalfall vom Finanzamt anerkannt. Übrigens: Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden. Auch digitale Rechnungen, die z. B. per E-Mail verschickt werden, benötigen keine Signatur. Neben den Pflichtangaben ist es außerdem sinnvoll, die folgenden Informationen auf der Rechnung zu vermerken: Das Zahlungsziel, eine Bankverbindung bzw. eine PayPal-Konto (die Art der Zahlung vorher mit dem Kunden absprechen!) sowie persönliche Kontaktdaten des Rechnungsstellers (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) für mögliche Rückfragen.

FAQ zum Rechnungen schreiben

Wie lange muss ich eine Rechnung aufbewahren?

Eingehende sowie ausgehende Rechnungen unterstehen einer gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfrist. Die Rechnungen müssen mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Wann muss ich eine Rechnung stellen?

Im Normalfall sollte der Rechnungssteller daran interessiert sein, seine Rechnung so schnell wie möglich zu erstellen und zu verschicken, denn das bedeutet meistens auch einen früheren Zahlungseingang. Aber auch hier gibt es Fristen, innerhalb derer die Rechnung gestellt werden muss. Zunächst einmal wird zwischen Privatpersonen und Unternehmen unterschieden. Erbringt man eine Dienstleistung für eine Privatperson, so existiert keine offizielle Frist, um eine Rechnung auszustellen. Anders ist das bei Unternehmen. Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmen, so muss die erbrachte Dienstleistung innerhalb von sechs Monaten in Rechnung gestellt werden.

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Grundsätzlich müssen Rechnungen unverzüglich bezahlt werden. Wer kein individuelles Zahlungsziel auf seiner Rechnung angibt, für den gilt ein gesetzlich festgelegtes Zahlungsziel von 30 Tagen. Erst wenn nach diesen 30 Tagen das Geld immer noch nicht beim Empfänger eingegangen ist, dürfen weitere Schritte eingeleitet werden. Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt, so ist dies natürlich ärgerlich. Trotzdem sollte man davon absehen, sofort eine Mahnung zu schicken. Das kann der Beziehung zum Kunden erheblich schaden, vor allem, wenn der Kunde unabsichtlich in Zahlungsverzug geraten ist. Deshalb sollte der erste Schritt immer sein, den Kunden zu freundlich zu kontaktieren, entweder per Mail oder telefonisch. Häufig lassen sich so Missverständnisse oder vergessene Rechnungen ganz schnell klären.

Lässt sich der Zahlungsverzug durch eine freundliche Zahlungserinnerung nicht beheben, so ist der nächste Schritt eine Mahnung. Hier wird ein neues Zahlungsziel gesetzt, dass im Normalfall kürzer ist, als das vorherige. Lässt der Kunde dieses Zahlungsziel ebenfalls verstreichen, so werden eine zweite und eine dritte Mahnung fällig. Sobald ein Kunde in Zahlungsverzug gerät, können auf den Mahnungen außerdem Verzugszinsen bzw. Mahngebühren ausgewiesen werden. Üblicherweise werden bei jeder Mahnung acht Prozent des Gesamtbetrages zusätzlich berechnet. Zahlt der Kunde auch dann nicht, so bleibt nur noch die Möglichkeit des gerichtlichen Mahnverfahrens und gegebenenfalls das Einschalten eines Anwalts. Ein Mahnbescheid kann bei einem Amtsgericht beantragt werden. Dieser wird dem Kunden zugestellt. Widerspricht er dem Mahnbescheid, dann muss ein Anwalt eingeschaltet werden. Ein Mahnbescheid bzw. ein Anwalt sollten allerdings nur als allerletzte Möglichkeit in Erwägung gezogen werden. Abgesehen von den Kosten, bedeutet dies höchstwahrscheinlich auch das Ende des Dienstleistungsverhältnisses zu diesem Kunden.

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Rechnungsstellung ins Ausland

Rechnungen, die an Kunden und Unternehmen im Ausland gestellt werden, unterscheiden sich leicht von Rechnungen für Kunden in Deutschland. Die Pflichtangaben müssen genauso eingehalten werden, allerdings gibt es bezüglich der Umsatzsteuer eine Ausnahme. Da der Kunde im Ausland sitzt, wird im Normalfall die deutsche Umsatzsteuer nicht ausgewiesen. Es gilt der Steuersatz bzw. die Steuerregelung des Landes, in dem der Kunde seinen Sitz hat. Zusätzlich zur eigenen Steuernummer muss außerdem die Steuernummer des Kunden angegeben werden.

💡 Fazit zum Rechnung erstellen:

Wer als selbstständiger Unternehmer im Internet sein Geld verdient, der kommt um das Thema Rechnungen schreiben nicht drumherum. Deshalb ist es wichtig, sich möglichst früh damit zu beschäftigen, wie man eine Rechnung richtig schreibt. Am wichtigsten ist es hier, alle Pflichtangaben für Rechnungen zu kennen und diese auf der Rechnung aufzuführen. Nur so ist eine Rechnung rechtsgültig und kann vom Finanzamt anerkannt werden. Vielleicht noch nicht zu Anfang, wohl aber im Verlauf einer Selbstständigkeit bzw. einer Unternehmensgründung stellt sich die Frage nach der Art der Rechnungsstellung. Auch hier sollte man sorgfältig die verschiedenen Möglichkeiten abwiegen. Die manuelle Rechnungserstellung ist zwar zeitintensiver, dafür aber kostengünstiger. Bei der automatischen Rechnungserstellung durch bestimmte Programme werden hingegen alle Pflichtangaben schon automatisch abgefragt. Somit ist man rechtlich auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

💡  Generell gilt: Das richtige Rechnungen schreiben ist kein Hexenwerk. Mit den obenstehenden Tipps und Tricks sind auch Anfänger und Laien bestens für ihre ersten Rechnungsstellungen gerüstet!

Über den Autor / Unternehmen:

sevDesk ist eine digitale Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, konkret für Selbstständige, Freiberufler und Startups. Mit sevDesk können insbesondere Kleinunternehmer, Selbstständige, Gründer und kleine Unternehmen die laufende Buchhaltung GoBD-konform online erledigen.

Vielen Dank an sevDesk für das Schreiben dieses Gastartikels. Das Thema Rechnungen schreiben und erstellen betrifft alle, die gewerblich Geld im Internet verdienen.

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Dr. Johannes Christoph

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